Privacyverklaring Meldingen openbare ruimte en overlast

Het doel van het verwerken van persoonsgegevens voor meldingen openbare ruimte en overlast is:

• Het kunnen melden aan de gemeente Meierijstad of aan andere overheidsinstanties van een situatie in de openbare ruimte die afwijkt van de norm waar objecten of situaties aan moeten voldoen waarna de betreffende organisatie de melding kan afhandelen en terugkoppelen (beoordeling, routering, uitvoering, terugmelding en feedback);
• Het kunnen melden van overlast van evenementen, horeca of personen om de overlast te verminderen/stoppen, waarna de gemeente Meierijstad of een andere overheidsorganisatie de melding kan afhandelen en terugkoppelen (beoordeling, routering, uitvoering, terugmelding en feedback);
• Optimaliseren en verbeteren van de dienstverlening van de gemeente Meierijstad en andere overheidsorganisaties op het gebied van de openbare ruimte.

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.
Er is geen overkoepelend wettelijk kader waarin voor gemeenten alle rechten en plichten met betrekking tot het beheer van de openbare ruimte vastgelegd zijn. De gemeente heeft te maken met eigen regelgeving (o.a. APV) en specifieke wet- en regelgeving van onder andere het rijk, de provincie en het waterschap. Als algemeen uitgangspunt geldt dat de gemeente een zorgplicht heeft voor het handhaven en bevorderen van de veiligheid in de openbare ruimte.

De onderliggende wet- en regelgeving is ook afhankelijk van de aard van de melding.

De belangrijkste wet- en regelgeving betreft:

• Gemeentewet
• Algemene plaatselijke verordening (APV)
• Drank- en Horecawet
• Wegenwet
• Wet geluidhinder
• Wet bodembescherming
• Wet milieubeheer
• Woningwet
• Wet Ruimtelijke Ordening
• Natuurbeschermingswet
• Flora- en faunawet
• Warenwetbesluit Attractie- en speeltoestellen

Hiervoor gebruikt de gemeente de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Telefoonnummer (niet verplicht)
• E-mailadres (niet verplicht)
• Locatie (verplicht, maar hoeft niet de locatie van de melder te zijn)  (uitsluitend in combinatie met de andere gegevens een persoonsgegeven)
• Foto’s (niet verplicht - uitsluitend in combinatie met andere gegevens een persoonsgegeven)
• Eventuele persoonsgegevens die de melder vrijwillig in de vrije meldtekst verstrekt (niet verplicht)

Vanaf 14 oktober 2024 komen de meeste van de meldingen bij de gemeente binnen via de commerciële app Zo Gemeld (www.zogemeld.nl) . De gemeente heeft geen verantwoordelijkheid voor Zo Gemeld. In de  Zo Gemeld app en bij een melding aangemaakt via de website van de gemeente zijn melders niet verplicht hun e-mailadres en telefoonnummer op te geven.  Wanneer de melder zijn e-mailadres en of telefoonnummer vrijwillig heeft ingevuld, dan worden deze samen met locatiegegevens overgenomen in het gemeentelijke registratiesysteem Signalen.

Bij de gemeente Meierijstad komen meldingen binnen die niet voor de gemeente Meierijstad zijn bedoeld, en die niet door de gemeente Meierijstad kunnen worden afgehandeld. Melders worden in een aantal gevallen doorverwezen naar de juiste organisatie of wanneer de melding wordt afgerond maar niet door de gemeente kan worden afgehandeld, dan wordt de melder hiervan op de hoogte gebracht (mits email of telefoonnummer is achtergelaten). 
De gemeente Meierijstad wisselt in het kader van een goede afhandeling van meldingen openbare ruimte en overlast de eventuele persoonsgegevens in de melding uit met andere organisaties, als deze gegevens vrijwillig door u zijn verstrekt.

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Er worden geen profielen gebruikt.

In het systeem voor “meldingen openbare ruimte en overlast” vindt geautomatiseerde besluitvorming plaats. Deze besluitvorming bepaalt voor welke afdeling of externe organisatie een melding bestemd is, en stuurt de melding automatisch door naar deze afdeling. Zonder algoritme zou een medewerker de ontvangen melding naar de juiste afdeling of externe organisatie doorsturen. Deze handeling is dus grotendeels geautomatiseerd.
Hiervoor wordt gebruik gemaakt van ‘Natural Language Processing’ en ‘Machine Learning’. Met Machine Learning worden algoritmes bedoeld die door ervaring – het verwerken van grote hoeveelheden data – slimmer worden.
Het algoritme in het registratiesysteem voor “meldingen openbare ruimte en overlast” “leest” en interpreteert de melding en bepaalt geautomatiseerd de categorie van de melding. Daarnaast kan door het algoritme geautomatiseerd de urgentie bepaald worden. En tenslotte kunnen door het algoritme eventuele dubbele meldingen ontdubbeld worden. Het algoritme is niet gericht op direct identificerende persoonsgegevens, zoals het telefoonnummer of e-mailadres van de melder.
De geautomatiseerde besluitvorming (de melding doorsturen naar de juiste afdeling of externe organisatie) leidt niet tot besluiten met een rechtsgevolg. Er verandert niks in de individuele rechtspositie van u als betrokkene.

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Dit betekent dat uw persoonsgegevens die zijn verzameld voor “Melding openbare ruimte en overlast” 52 weken na afhandeling van de melding worden verwijderd.